監(jiān)理檢測:你真的會填寫檢測原始記錄么?原始記錄填寫中常見問題匯總
時間:2018-11-09 10:27:55 瀏覽量:2108做好試驗記錄需要注意以下幾點:
一、試驗記錄的書寫要求;
二、試驗記錄的內(nèi)容;
三、試驗記錄注意的問題;
四、試驗記錄的壞習慣。
一、不良記錄習慣會帶來哪些問題?
1.將試驗數(shù)據(jù)記錄于紙片
試驗操作時,由于未攜帶試驗記錄本,有時將某些試驗現(xiàn)象隨手記錄于身邊的紙片或其他紙質(zhì)材料的空白處,本想以后再將其轉(zhuǎn)抄至試驗記錄本,但由于隨手記錄的內(nèi)容一般欠詳細,待需要正式記錄時遺忘了其細節(jié)甚至關鍵內(nèi)容,或小紙片根本就遺失了。
為避免上述現(xiàn)象發(fā)生,須養(yǎng)成隨身攜帶試驗記錄本的習慣,或?qū)⒃囼灢僮髁鞒檀蛴〔①N于操作臺,打印時旁邊留一定空間用于填寫某些隨想或改變的條件,待試驗結(jié)束時再將其貼到試驗記錄本上。
2.試驗記錄不及時
有人習慣用腦子記憶當天(甚至幾天)的試驗過程,待空余時再將其記錄于試驗記錄本,殊不知好記性遠不如一只爛筆頭,某些事情是瞬間記憶,轉(zhuǎn)身即忘,或僅記住一部分,遺忘或記錯的后果可能使某些重要試驗現(xiàn)象被遺漏,有時恰巧是成功與失敗的關鍵數(shù)據(jù),導致與成功失之交臂。尤其對于某些試驗操作過程中臨時改動的條件,若未及時記錄,即使此次試驗成功,日后也難以重復,因為某些細微變化根本不可能回憶起來。茲舉一例:某學者喜用腦記憶,且習慣于臨時改變試驗條件,某次對一個長時間未能成功的試驗進行改動,居然獲得成功,為完善該試驗的對照條件,須重復相同試驗,但由于未及時記錄改變的條件,事后花費半年時間才重復出相同結(jié)果,代價之大可想而知。
3.試驗數(shù)據(jù)整理不及時
試驗數(shù)據(jù)的及時整理極為重要,否則難以從中發(fā)現(xiàn)試驗的某些規(guī)律,也難以對后續(xù)試驗的實施和調(diào)整提供正確指導。試驗者常期望在有限時間內(nèi)盡可能多做一些試驗,往往將試驗數(shù)據(jù)簡單整理,甚至不整理,即匆匆進入下一輪試驗操作,結(jié)果可能導致某些試驗錯誤持續(xù)性存在,或重復某些無意義、無價值的試驗,或使應該深入的線索不能及時被發(fā)現(xiàn),或?qū)е麻L時間都在試驗失敗的痛苦中掙扎。所以在試驗中,有時快即是慢,慢也可能即是快。養(yǎng)成試驗后及時整理和分析試驗數(shù)據(jù)的習慣,常會有意想不到的收獲。
4.不記載試驗的年份和時間
請將年份記載于試驗記錄上,因為轉(zhuǎn)眼就是一年。有人總認為,一年的時間足夠長,試驗記錄上除首頁外,僅記錄月日,尤其對可能需長期存放的試管也僅記錄月、日,殊不知當回顧性分析某些試驗結(jié)果時,非常依賴準確的時間。另外,很多人不習慣記錄試驗的具體時間(尤其身邊無可提供準確時間的鐘表),從而可能造成試驗的實際發(fā)生時間與記錄不符,有時直接影響對試驗結(jié)果的分析。因此,應養(yǎng)成看表并記錄時間的習慣。甚至記錯時間,如第一次免疫時間和加強免疫。
5.僅記錄符合主觀想象的內(nèi)容
試驗記錄指記錄試驗過程中所有實際發(fā)生的事件和現(xiàn)象。整個過程中的任何變化、所獲得的任何正?;虿徽5挠^察結(jié)果等均須如實記錄。即便在出現(xiàn)很多錯誤的情況下,記錄下實際發(fā)生的事情才能使日后解釋試驗成為可能。有人僅記錄自認為成功的試驗,而舍棄失敗的試驗。殊知失敗乃成功之母,若不記錄失敗試驗的全過程,難以分析失敗的原因,也不可能縮短通往成功之路。
二、做試驗記錄也講究原則
(一)使用裝訂完整的試驗記錄本和受控的紙張、表格,不得將數(shù)據(jù)記錄于私人筆記本、散頁紙張或非受控的紙張、表格。
(二)原始數(shù)據(jù)記錄應及時而準確,所有的原始數(shù)據(jù)都應及時而清晰地記錄下來。數(shù)據(jù)記錄用筆通常為黑色或藍黑色墨水筆,不允許使用鉛筆等字跡可被抹擦掉的筆、或隨著時間的推移字跡會褪色的墨水筆或圓珠筆等。不得移動粘貼于筆記本上的數(shù)據(jù)。
(三)簽名和日期:記錄有檢驗數(shù)據(jù)或相關信息的所有頁次都必須有當事人的簽名和記錄日期。如果同一頁上的數(shù)據(jù)由多人記錄,每位記錄者均須署名并標明日期。所有的原始數(shù)據(jù)均須經(jīng)第二者復核并簽名認可。
(四)數(shù)字記錄:所有的記錄數(shù)字應明晰并且附有相應的計量單位。在相應的檢驗規(guī)程中要闡明數(shù)字的處理方法,如科學記數(shù)法、關鍵數(shù)字的處理以及菌落計數(shù)的報告方法等。
(五)多處引用的數(shù)據(jù)資料:在試驗室,同一標準曲線往往會用于多個試驗項目。務必清晰地注明數(shù)據(jù)的具體來源和確切存放位置,復印的數(shù)據(jù)資料要得到當事人的簽名確認。
(六)供試品制備:記錄樣品名稱、批號以及在其容器外標明的其他相關信息均應作為原始數(shù)據(jù)記錄下來。所有的樣品重量都應作為原始數(shù)據(jù)記錄下來。試驗室要制訂用于定性測試的樣品的重量允許波動范圍,一般情況下,用于定性的樣品重量不超過其規(guī)定重量的±5%是可接受的。用于定量分析的樣品必須用分析天平稱量,并將完整的實際稱量值記錄下來。原始記錄中應清晰地記下供試品的稀釋度,包括溶劑體積和溶液的移取體積。
(七)標準品制備記錄:在原始記錄中應注明標準品的名稱、來源、批號、有效期、純度和儲存條件、前處理條件。如配制好的標準液被儲備,應記下相應的儲存條件和有效期。
(八)日期和時間:原始數(shù)據(jù)資料均按年歷順序記錄時間和日期。日期務必與所做的工作相一致。要清楚地解釋同一記錄上的多個日期。任何可編程的數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)應能準確反映實際日期和時間。試驗室分析人員不能添加或更改一份已經(jīng)簽有名字和日期的記錄,除非在添加便改處重新簽名和簽日期,并且對相應的添加或更正給予明確解釋。如果某頁記錄已被審核,那么審核人員需在該頁再次簽名和日期。
(九)試劑和緩沖液清楚地記錄試劑、緩沖溶液的配制信息,包括試劑/緩沖溶液的配制批號、各組分的化學名稱、供應商、批號、純度、效期和用量,以及試劑和緩沖液滅菌參數(shù)、包裝方式、儲藏條件和有效期等。
(十)溫度:試驗室要規(guī)定統(tǒng)一的溫度計錄單位,如所有的培養(yǎng)溫度均以攝氏度為單位。根據(jù)相應溫度控制設備的管理要求按時記錄溫度。此外,還要定期對溫度記錄進行審核和趨勢分析等。
(十一)刪除和添加:在試驗室,每個含有刪除或添加的記錄看上去總好像未經(jīng)過正確處理或解釋。原始數(shù)據(jù)中的錯誤須用單線劃除,更正人要在更正記錄處簽上名字和日期并解釋原因。任何影響到試驗結(jié)果的變更記錄都應當由另一人復核,復核人員最好是主管或組長。
更改原始文件的理由解釋必須明晰而具體。有些更改理由是可接受的,有些卻是不可接受的。例如,以下列出的解釋認為是可接受的:計算錯誤、書寫錯誤、插人后使資料更明晰、日期錯誤、儀器故障、試驗瓶被打碎、樣品噴濺出來、操作失誤、插入錯誤和為使記錄更清楚面重寫等理由。
一個企業(yè)或試驗室可將每一項已獲準認可的解釋原因用縮略語表示,并允許用這些符號來指明同一類型的更正/添寫,以助于及時更正記錄并盡量保持頁面整潔;不可接受的解釋包括:偏差、插人、涂抹并覆寫、過高/過低結(jié)果、復檢、不合格數(shù)據(jù)、樣品或標準品制備有誤等。任何解釋務必清楚面全面。
試驗人員務必保證所有的記錄都已被記錄好,并且沒有仍需添加的數(shù)據(jù)資料;所有的空白/空間都要用“無”或“此處空白”或“NIA'’表示,并簽上名字和日期。未用的行或頁均用單線劃除,簽上名字和口期并解釋,如:解釋為空白頁,文件記錄的最后一個空白空間/頁都應做這樣的標志:“最后一頁”。
三、原始數(shù)據(jù)的處理和保存
不得銷毀或丟棄原始數(shù)據(jù),否則,必須重復試驗。因此,試驗室務必有相關規(guī)程以保證原始數(shù)據(jù)得到妥善保存面不會被丟棄。試驗人員必須保存所有的原始數(shù)據(jù),即使是被認為無效的數(shù)據(jù)也應保存。但須將無效數(shù)據(jù)用記號刪去并簡要說明原因。
如果原始數(shù)據(jù)是通過電腦、設備打印出來的,尤其是打印在熱敏紙上時,要保存其復印件,并在復印件上注明原件的保存地點。不要在熱敏打印紙上書寫或枯貼膠帶,因為這樣會加速打印文字的退色淡化過程。